Hoe Schrijf Je Een Mail In Het Engels: Een Beginnersgids

Hoe schrijf je een mail in het Engels?

Als je regelmatig Engelse e-mails moet schrijven, is het belangrijk om de juiste structuur en taal te gebruiken. In dit artikel bieden we een gedetailleerde handleiding voor het schrijven van een effectieve e-mail in het Engels. We zullen verschillende aspecten behandelen, waaronder de voorbereiding, onderwerp en begroeting, formele of informele toon, structuur van de e-mail, juist gebruik van taal en grammatica, inhoud en boodschap, afsluiting en ondertekening, bijlagen en links, en tot slot proofreading en verzenden.

Voorbereiding

Voordat je begint met het schrijven van je e-mail, is het belangrijk om enkele voorbereidingen te treffen. Denk na over het doel van je e-mail en wat je wilt bereiken met het schrijven ervan. Maak ook een lijst van de belangrijkste punten die je wilt bespreken of vragen die je wilt stellen. Op deze manier kun je je gedachten organiseren en ervoor zorgen dat je je boodschap duidelijk overbrengt.

Onderwerp en Begroeting

De eerste regel van je e-mail is het onderwerp. Dit moet een beknopte samenvatting zijn van waar je e-mail over gaat. Het onderwerp moet de aandacht van de ontvanger trekken en hen helpen om snel te beslissen of ze de e-mail willen openen en lezen. Maak het onderwerp interessant en duidelijk.

De begroeting is het volgende onderdeel van je e-mail. Gebruik de juiste aanhef, afhankelijk van je relatie met de ontvanger. Als je de persoon goed kent, kun je een informele begroeting gebruiken, zoals “Hallo Peter”. Als je de persoon niet goed kent of als het een formele situatie is, kun je beter kiezen voor een meer formele begroeting, zoals “Geachte heer/mevrouw”.

Formele of informele toon

Voordat je begint met het schrijven van je e-mail, is het belangrijk om te bepalen of je een formele of informele toon wilt gebruiken. Dit hangt af van de relatie met de ontvanger en het doel van de e-mail. Als je een informele toon wilt gebruiken, kun je je e-mail beginnen met een begroeting zoals “Hallo” en je kunt ook meer informele taal en uitdrukkingen gebruiken. Als je een formele toon wilt gebruiken, kun je beter kiezen voor een meer formele begroeting en de juiste taal en grammatica gebruiken.

Structuur van de e-mail

Een e-mail heeft meestal een duidelijke structuur om de boodschap overzichtelijk te houden. Hier is een voorbeeld van een veelgebruikte structuur:

1. Inleiding: Begin met een begroeting en introduceer jezelf of herinner de ontvanger aan je naam als je elkaar al kent. Vertel kort waarom je de e-mail schrijft.
2. Midden: Bespreek de belangrijkste punten, vragen of informatie die je wilt delen. Houd de paragrafen kort en overzichtelijk.
3. Slot: Sluit de e-mail af met een conclusie of een verzoek. Bedank de ontvanger voor zijn/haar tijd en geef aan dat je hoopt snel van hen te horen.

Door deze structuur te volgen, maak je het voor de ontvanger gemakkelijker om je e-mail te begrijpen en te reageren.

Gebruik van de juiste taal en grammatica

Als je een e-mail in het Engels schrijft, is het belangrijk om de juiste taal en grammatica te gebruiken. Hier zijn enkele tips:

• Gebruik volledige zinnen en vermijd afkortingen, tenzij ze algemeen bekend en geaccepteerd zijn.
• Gebruik de juiste werkwoordsvormen en tijden.
• Let op je spelling en interpunctie.
• Gebruik beleefde woorden en uitdrukkingen, vooral in formele e-mails.

Het is ook een goed idee om de e-mail te lezen en eventuele spelfouten of grammaticale fouten te corrigeren voordat je deze verstuurt. Gebruik indien nodig een spelling- en grammaticacheck.

Inhoud en boodschap

De inhoud en boodschap van je e-mail zijn uiteraard erg belangrijk. Zorg ervoor dat je je boodschap duidelijk en beknopt overbrengt. Wees specifiek in wat je wilt bereiken met de e-mail en stel eventueel vragen die je beantwoord wilt hebben. Vermijd lange, ingewikkelde zinnen en wees direct.

Als je informatie verstuurt, zorg er dan voor dat dit goed gestructureerd is en gemakkelijk te begrijpen. Gebruik opsommingstekens of genummerde lijsten om punten duidelijk te maken.

Afsluiting en ondertekening

Sluit je e-mail af met een gepaste afsluiting, zoals “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend”, gevolgd door je naam. Als je wilt, kun je ook je contactgegevens toevoegen, zoals je telefoonnummer of e-mailadres. Dit kan handig zijn als de ontvanger je nog vragen heeft of met je wil communiceren.

Bijlagen en links

Als je bijlagen wilt meesturen, zoals documenten, afbeeldingen of presentaties, zorg er dan voor dat deze goed zijn georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn voor de ontvanger. Geef duidelijk aan in je e-mail welke bijlagen je hebt toegevoegd en waar ze te vinden zijn.

Als je links wilt toevoegen naar websites, artikelen of andere online bronnen, zorg er dan voor dat deze duidelijk zichtbaar zijn in je e-mail. Je kunt ze bijvoorbeeld onderstrepen of een andere kleur geven. Vermeld ook kort waarom je de link toevoegt en wat de ontvanger mag verwachten als ze erop klikken.

Proofreading en verzenden

Nadat je je e-mail hebt geschreven, is het belangrijk om deze nog even te controleren voordat je deze verstuurt. Lees de e-mail zorgvuldig door en let op spelfouten, grammaticale fouten of andere mogelijke fouten. Het is ook een goed idee om de e-mail te laten lezen door iemand anders voordat je deze verstuurt. Zo kun je eventuele fouten of onduidelijkheden opsporen die je zelf over het hoofd hebt gezien.

Nadat je de e-mail hebt gecontroleerd, kun je deze verzenden. Vergeet niet om ook jezelf een kopie van de e-mail te sturen, zodat je een referentie hebt voor toekomstig gebruik.

FAQs

1. Moet ik altijd een formele toon gebruiken bij het schrijven van een Engelse e-mail?

Niet altijd. Het hangt af van de relatie met de ontvanger en het doel van de e-mail. Als je de persoon goed kent en een informele relatie hebt, kun je ook een informele toon gebruiken. Houd er echter rekening mee dat het altijd beter is om te formeel te zijn dan te informeel, vooral in zakelijke situaties.

2. Moet ik elke e-mail proofreaden voordat ik deze verzend?

Ja, het is altijd verstandig om je e-mail te controleren voordat je deze verzendt. Dit helpt om eventuele fouten of onduidelijkheden op te sporen en ervoor te zorgen dat je boodschap duidelijk is. Het kan ook helpen om de professionele uitstraling van je e-mail te verbeteren.

3. Is het nodig om bijlagen toe te voegen bij elke e-mail?

Niet altijd. Bijlagen moeten alleen worden toegevoegd als ze relevant zijn voor de inhoud van je e-mail of als je specifieke documenten of informatie wilt delen. Zorg er wel voor dat de bestanden niet te groot zijn en gemakkelijk kunnen worden geopend door de ontvanger.

4. Mag ik links toevoegen naar andere websites in mijn e-mail?

Ja, je kunt links toevoegen naar andere websites, artikelen of bronnen als ze relevant zijn voor de inhoud van je e-mail. Zorg er wel voor dat de links duidelijk zichtbaar zijn en leg kort uit waarom je ze toevoegt.

Met deze handleiding hopen we je te helpen bij het schrijven van effectieve e-mails in het Engels. Het volgen van deze stappen en tips zal ervoor zorgen dat je boodschap duidelijk en professioneel overkomt. Besteed aandacht aan de voorbereiding, taalgebruik en structuur, en vergeet ook niet om je e-mail na te lezen voordat je deze verzendt. Veel succes!

Gevonden 27 hoe schrijf je een mail in het engels